発注確認、社内稟議、立札校正の文面をそのままコピーして調整できます。登録やダウンロードは不要です。
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法人胡蝶蘭のメール文例|送信する相手と段階で選ぶ
社内依頼、販売店への条件確認、注文確定、受取先への案内を分けた文例です。立札校正と贈答後の連絡も用意しました。会社名・人名・商品名は架空例または入力用の記号です。文例をそのまま送らず、確認済みの情報に書き換えてください。
↓ 文例をコピーする前に、受取条件・正式表記・送信先の確認順を動画で整理 ↓
動画では基本の4文例を紹介しています。本文には「注文確定」と「受取先への案内」を追加し、送信段階ごとに使い分けられるよう整理しました。
1. 社内依頼・申請
社内承認を求める段階。まだ発注はしません。候補が未定なら、購入先比較で総額・実寸・対応条件をそろえ、商品名と商品URLを申請へ添えます。
件名:御開店祝いの贈答申請(承認依頼)
贈り先:[正式な会社名・店舗名]
目的・関係:[贈答目的と取引関係]
受領方針:[先方の受領可否・確認日・担当窓口]
設置条件:[幅・高さ・奥行き、受取可能日時]
候補商品:[販売店・商品名・数量・実寸]
送料等を含む総額:[税込金額]円
社内規程・承認経路:[適用する規程・承認者]
必要書類:[請求書・領収書等の宛名と形式]
上記内容での手配について、承認をお願いいたします。
承認後に販売店へ注文を確定します。
2. 販売店への条件確認・見積り
手配できる条件を照会するメールです。注文確定とは分けて送ります。
件名:胡蝶蘭の手配可否・見積りの確認(注文前)
お世話になっております。
下記条件での手配可否と見積りをお知らせください。
このメールは条件確認であり、注文確定は社内承認後に改めて連絡します。
用途:[御開店祝い等]
候補商品・数量:[商品名・商品URL・数量]
設置条件:[先方に確認済みの幅・高さ・奥行き]
配送先地域:[都道府県・市区町村]
お届け希望日・受取可能時間:[先方に確認済みの日時]
立札:[希望する正式表記、または別途提出]
税込価格、送料・追加費用、商品と梱包の実寸、配送対応の可否を確認したく存じます。
立札の校正方法と修正期限、商品写真の対象・送付時期、請求書等の発行条件もお知らせください。
到着時の破損などがあった場合の連絡期限・窓口も併せてご案内ください。
3. 販売店への注文確定
社内承認と受取条件を確認した後に使用します。販売店が指定する注文フォーム・決済手続きが必要な場合は、その方法に従ってください。
件名:胡蝶蘭の注文確定のご連絡(見積番号[番号])
お世話になっております。
見積内容について社内承認を得ましたので、下記条件で注文いたします。
見積番号・商品・数量:[確認済みの内容]
税込総額・送料等:[確認済みの金額と内訳]
お届け先・受取担当:[正式名称・住所・担当窓口]
受取希望日時:[販売店と先方の双方に確認した日時]
立札の確定文面:[承認済みの正式表記]
校正・修正期限:[販売店と合意した期限]
支払方法・書類の宛名:[確認済みの条件]
注文の受付状況、確定した配送条件、今後の確認事項をご返信ください。
別途必要な注文・決済手続きがあればご案内をお願いいたします。
4. 受取先への案内
贈答の受領可否を確認済みの相手へ、合意した配送予定を共有します。到着時刻を保証する表現は使いません。
件名:お祝いの胡蝶蘭のお届け予定について
このたびは御開店、誠におめでとうございます。
先日ご確認いただいた条件にて、お祝いの胡蝶蘭を手配いたしました。
お届け予定日:[販売店から案内された予定日]
受取場所・担当窓口:[先方に確認済みの内容]
商品実寸:[確認済みの幅・高さ・奥行き]
連絡窓口:[贈り主側の担当窓口]
交通・天候等により配送予定が変わる場合は、分かり次第ご連絡いたします。
受取条件に変更がありましたら、お知らせいただけますと幸いです。
補足1. 立札校正の確認依頼
表記例は架空です。完成見本を依頼し、販売店が対応できる期限内に確認します。
件名:立札の完成見本・修正期限の確認
お世話になっております。
下記の立札表記について、完成見本の確認をお願いいたします。
頭書き:祝 御開店
贈り主:株式会社サンプル 代表取締役 山田太郎
※上記は架空例です。確定した正式表記へ書き換えてください。
社名・役職・氏名・改行と、札面での読みやすさを確認したく存じます。
完成見本を確認できる時期と、修正が可能な期限をお知らせください。
補足2. 贈答後の連絡
配送記録や先方への確認で到着を把握してから、関係性に合う文面へ調整します。
このたびは御開店、誠におめでとうございます。
お送りした胡蝶蘭について、到着状況はいかがでしょうか。
もしお届け時の破損などお気付きの点がありましたら、販売店への連絡が必要なため、お知らせください。
置き場所や水やりで迷われましたら、同封された販売店の管理案内をご参照ください。
必要でしたら、管理方法を確認できる情報も改めてお送りします。
文例はそのまま送らず、自社の贈答規程と承認、相手先の受領可否・正式名称・受取時間、販売店の対応条件を確認して書き換えてください。